Girlboss : « Comment bien gérer les finances de son entreprise »

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Hello tout le monde !

Je reviens enfin un peu sur le blog pour vous proposer un nouvel article, pas sur la création d’entreprise cette fois-ci, mais plutôt sur la gestion d’entreprise. C’était une des choses qui me faisait le plus paniquer au début. Ok une fois que j’ai créé mon entreprise, comment je fais pour m’occuper de toute la partie financière et administrative ? Sachant que j’avais à l’époque zéro compétences sur le sujet et que je ne savais même pas lire un bilan !

Vous me voyez souvent en story en train de faire de la compta et faire plein de tableaux Excel. Effectivement, ce n’est pas très glamour mais ça fait partie de mon travail de chef d’entreprise et ça représente tout de même une grande partie de mon temps.

C’est sûr que je préfère dessiner des maillots de bain, faire des shootings, ouvrir des boutiques et développer mon business mais pourtant, je l’ai appris avec les années et mon expérience, il n’y a rien de plus important qu’une bonne gestion de son entreprise, que ce soit la gestion des dépenses, de la trésorerie, des stocks, des achats, etc. Et cela même si ça cartonne ! Je dirais même encore plus si ça cartonne car des fois quand ça va très vite, trop vite, et on a vite fait des faire des erreurs … Dans une entreprise, il faut être très prévoyant et toujours avoir une vision au moins à un an de ses finances, mois par mois. Et oui, je sais donc déjà combien il y aura sur nos comptes en novembre 2020 ! (Si on suit nos prévisions bien sûr)

Le meilleur conseil que j’aurais à vous donner c’est déjà de choisir un très bon expert-comptable dès le début (pour celles qui sont dans la région, je pourrais vous donner les coordonnées du mien). Alors oui c’est un coût au début mais c’est plus que nécessaire et s’il est compétent il vous fera gagner de l’argent et faire des économies sur d’autres choses (ou il vous évitera de vous planter).

Meilleur compliment du monde : Mon expert-comptable m’a dit cette semaine que je pouvais venir bosser chez lui LOL Tellement fière ! Je lui ai tellement fait un tableau Excel parfait sur le suivi de ma trésorerie et de mes comptes qu’il en était épaté. Bon il m’a fallu 7 ans hein quand même pour arriver à ce niveau ! Mais avec du travail on y arrive (pour anecdote je suis hyper nulle en maths, je me suis fait virer du cours de maths pendant toute ma 2ème année de prépa HEC et j’ai eu 2/20 aux examens mdr). Comme quoi avec du travail tout est possible !

Donc même si ça paraît du chinois, il faut se forcer et s’intéresser à la chose : apprenez à lire votre bilan et à le comprendre, apprenez à faire un plan de trésorerie, faites-vous des tableaux de suivi. Pour les nuls en compta comme moi, il existe des formations (Pôle Emploi ou des formations privées). Je pense que c’est nécessaire d’en suivre une (pour rappel vous avez le droit à des formations, toutes les entreprises ont des budgets et cotisent pour, c’est obligatoire).

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Si ça peut vous aider, voici ma « Routine Finance » (mdr toutes les blogueuses font des routines make-up, moi je vous fais des routines compta ahahhahahahahaha !!!)

● Tous les matins, dès que j’arrive au bureau, je rentre dans un fichier Excel le chiffre d’affaires de la veille, le nombre de commandes, le nombre de visites sur le site et j’ai une formule automatique qui me permet de faire la comparaison avec N-1, N-2, N-3. Cela me permet de suite de voir si on est bien ou si c’est la catastrophe et de réagir immédiatement (je ne m’en rends pas compte 3 mois après au moins …).

Ensuite, je vérifie mes comptes bancaires. Pour cela j’utilise l’appli NESTOR par MAIF qui me permet de regrouper tous les comptes bancaires de mes différentes banques sur la même interface et en un coup d’œil rapide je peux voir où j’en suis : dépenses, versements, remboursements, soldes bas, … ça me met même la météo du jour pour chaque compte (soleil vert quand ça va, nuage et éclair rouge quand ça ne va pas du tout). J’ai aussi des alertes et des notifications sur mon portable qui me permettent d’être prévenue des entrées d’argent, des prélèvements, etc. tous les jours. Bref, je sais toujours où j’en suis, comme ça pas d’imprévus ! Je gère d’ailleurs aussi mes comptes perso avec cette appli. Et elle m’alerte quand j’ai trop dépensé (ahahahhaha vive le shopping, les filles me comprendront). Chaque achat est automatiquement catégorisé selon le type de dépenses : les courses et restos dans "Alimentation", les déplacements dans "Transports", les petits plaisirs de la vie quotidienne dans "Sports et loisirs"... Un graphique fait la synthèse de ces catégories, ce qui permet d'identifier mes principaux postes de dépense et ainsi avoir une vision globale sur mon budget.

L’application est en plus gratuite, je vous la recommande complètement ! J’utilise une version premium de cette appli qui me permet d’avoir accès à plus de fonctionnalités (graphiques, prévisionnels, etc.), j’ai un petit code promo si ça vous intéresse pour l’avoir gratuitement : NESTOR+GESTION

Cliquez ici pour la télécharger

● Une fois par mois, je fais ma comptabilité (la base). Je reprends toutes les factures du mois (entrées et sorties), j’épluche mes comptes, rien ne m’échappe ! J’apporte ensuite tout à l’expert-comptable qui contrôle et m’alerte en cas d’erreur, d’écart, d’impayé, etc.

● Tous les mois, je me fais aussi un tableau de statistiques de suivi de l’entreprise plus complet avec CA (par pays, boutiques, sites), remboursements, mes principaux pôles de dépenses (logistique, dépenses pub, etc), taux de conversion, taux de transformation, nb de visiteurs sur le site et provenance, et je compare tout ça avec N-1 (année précédente)

● Une fois par an, branlebas de combat ! (Je le fais normalement dans ma période creuse c’est-à-dire maintenant en hiver). Je fais mon plan de trésorerie pour l’année suivante et mon business plan. Cela me permet ensuite d’aller voir mes banquiers pour leur demander des sous mais avec des documents propres et structurés et de justifier mes demandes.

Voilà j’espère que je n’ai pas été trop barbante mais j’ai pris le risque car comme je vous le disais, avec l’expérience, c’est ce qui me permet d’être toujours là aujourd’hui et de ne pas avoir coulé mon entreprise. On peut avoir la meilleure idée du monde et dessiner les plus beaux maillots du monde, en vendre des milliers et malgré tout ça se planter … J’espère que ça vous aidera, à la fois pour celles qui ont déjà leur entreprise et aussi pour celles qui ont pour projet d’en créer une.

Je finirais par une anecdote : J’ai entendu dire je ne sais trop combien de fois : « Pourquoi tu continues à travailler alors que tu es millionnaire ? » Ahahaha si seulement !!! Faites attention ne confondez pas votre chiffre d’affaires, la rentabilité, et la trésorerie (les sous qu’il y a sur votre compte). Ce n’est pas parce que je fais plusieurs millions de chiffre d’affaires que c’est ce qu’il me reste sur mon compte et que je peux en dépenser tout autant. Il faut réinvestir pour se développer et penser aux années difficiles (car il y en a même quand le succès est là) ainsi qu’aux impôts.

« La cigale ayant chanté tout l’été, se trouva fort dépourvu lorsque la bise fut venue ».

Jean de La Fontaine

Bisous

Audrey

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Les 5 outils indispensables pour bien gérer les finances de son entreprise :

 

1) Le bilan détaillé : n’hésitez pas à demander à votre (expert) comptable, plusieurs situations comptables (ce sont des pré-bilans) par an. Ça évite d’avoir des mauvaises surprises à la fin de l’année et ça permet de savoir où on en est en milieu d’année.

2) Le plan de trésorerie : C’est un tableau Excel qui répertorie toutes vos dépenses et vos rentrées sur un an (ou au minimum 6 mois). Demandez à votre comptable de vous fournir votre premier et de vous aider à le faire. Moi c’était l’organisme Initiatives Terre d’Azur qui me suivait au début de la création d’entreprise qui me le faisait chaque année. Il va aussi vous permettre de connaître vos dépenses fixes tous les mois (il suffit sinon pour les répertorier de prendre vos relevés de compte sur 3 mois et de tout lister vos dépenses : eau, électricité, téléphone, loyer, charges salariales, mutuelle, retraite, logiciels, impôts, etc) Je le mets à jour tous les mois.

3) L’application Nestor par MAIF qui permet de suivre ses comptes au quotidien : pratique quand on a plusieurs banques, plusieurs trésoreries à suivre (la pro et la perso) et plusieurs comptes.

4) Un tableau de statistiques : Un bon vieux tableau Excel homemade journalier et mensuel avec vos chiffres clé qui vous permettra de suivre votre activité en un coup d’œil et de voir si vous êtes en retard sur vos objectifs ou s’il y a un problème (ou au contraire si c’est la folie)

5) Un prévisionnel / Business Plan qu’il faut mettre à jour tous les ans. Il va vous permettre de savoir où vous allez et si vous voulez vous développer de calculer combien ça va vous coûter et de combien vous avez besoin d’argent pour réaliser vos projets. Est-ce que vous allez pouvoir vous auto-financer l’an prochain, faut-il emprunter, de combien avez-vous besoin, etc ?

 

 

 

 

 

 

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